Als Vermieter wissen Sie:
Aufgrund der Vielzahl der Dinge, die Sie beachten müssen, ist es nicht leicht, eine korrekte Betriebskostenabrechnung zu erstellen.
Machen Sie hier Fehler, geht das zu Ihren Lasten und gegebenenfalls bleiben Sie dann auf Ihrer Nachforderung sitzen.
Wichtig ist jedoch: Es gibt Fehler, die Sie im Nachhinein korrigieren können, und solche, die irreparabel sind.
Halten Sie Abrechnungsfrist ein
Worauf Sie in Ihrem eigenen Interesse unbedingt achten müssen: Halten Sie die Abrechnungsfrist ein. Gemäß BGB beträgt diese Frist 12 Monate (§ 556 Abs. 2). Das bedeutet, spätestens 12 Monate nach Ablauf des von Ihnen gewählten Abrechnungszeitraums muss Ihr Mieter die Abrechnung erhalten haben.
Ihr Abrechnungszeitraum geht vom 01.01. bis zum 31.12. eines Jahres. Also müssen Sie Ihrem Mieter die Abrechnung für das Jahr 2010 spätestens am 31.12.2011 zustellen.
Überschreiten der Frist: keine Nachforderung
Diese Frist ist eine sogenannte Ausschlussfrist. Das bedeutet, dass Sie Ihre Nachforderung aus der Abrechnung nicht mehr geltend machen können, wenn Ihr Mieter diese verspätet erhält. Diese gravierende Folge ist nicht reparabel.
Beachten Sie diese formellen Anforderungen an eine Betriebskostenabrechnung
Von grundlegender Bedeutung ist es auch, dass Ihre Betriebskostenabrechnung in formeller Hinsicht ordnungsgemäß ist. Würde Ihre Abrechnung formelle Fehler aufweisen, wäre sie unwirksam und Sie wären mit Ihrer Nachforderung ausgeschlossen.
Oberstes Gebot: Verständlichkeit
Allerdings ist es nicht so, wie viele Mieter zu meinen scheinen, dass jeder Fehler ein formeller Fehler ist und Ihre Abrechnung unwirksam macht. Der BGH hat bereits vor langer Zeit die Anforderungen festgelegt, die an eine formell ordnungsgemäße Abrechnung zu stellen sind (BGH, Urteil v. 23.11.82, Az. VIII ZR 298/80).
5 zu beachtende Mindestanforderungen
Auch in seinen aktuellen Entscheidungen verweist der BGH stets auf dieses Grundsatzurteil. Oberstes Gebot einer formell wirksamen Abrechnung ist deren Verständlichkeit. Um diese zu gewährleisten, muss Ihre Abrechnung die folgenden 5 Punkte aufweisen:
1. Eine geordnete Zusammenstellung der Gesamtkosten
2. Die Angabe der verwendeten Umlageschlüssel
3. Die Berechnung des Betriebskostenanteils Ihres Mieters
4. Den Abzug der von ihm geleisteten Vorauszahlungen
5. Ihre Nachforderung/das Guthaben Ihres Mieters
Diese 5 Voraussetzungen dienen der Verständlichkeit Ihrer Abrechnung. Das heißt, Sie machen die Abrechnung für Ihren Mieter nachvollziehbar. Fehlt einer dieser Punkte, ist die Verständlichkeit nicht mehr gegeben. Dann, und nur dann, ist die Abrechnung wegen formeller Mängel unwirksam.
Inhaltliche/rechnerische Fehler sind reparabel
Solange Ihre Abrechnung diese 5 Voraussetzungen enthält, steht ihrer Wirksamkeit nichts entgegen und zwar auch, wenn sie fehlerhaft ist. Von den formellen Fehlern einer Betriebskostenabrechnung sind nämlich deren materielle, also rechnerische und inhaltliche Fehler, zu unterscheiden.
Zu diesen Fehlern würde es beispielsweise zählen, wenn Sie vergessen, die im Abrechnungszeitraum zulässigen Minderungen Ihres Mieters in der Abrechnung zu berücksichtigen.
Solche Fehler führen nicht zur Unwirksamkeit der Abrechnung. Vielmehr bleibt die Abrechnung wirksam und Sie können die Fehler korrigieren, indem Sie etwa die Minderung Ihres Mieters nachträglich in die Abrechnung einbeziehen.
Behalten Sie die Einwendungsfrist im Auge
Zu den materiellen Fehlern einer Abrechnung müssen Sie allerdings noch wissen, dass es hierzu auch für Ihren Mieter eine Frist gibt, die er zu beachten hat.
Seine sogenannte Einwendungsfrist beträgt gemäß BGB 12 Monate, beginnend mit dem Zugang der Abrechnung (§ 556 Abs. 3).
Nach Ablauf dieser Frist kann er inhaltliche oder rechnerische Fehler in der Abrechnung nicht mehr bemängeln und muss Ihre Nachforderung begleichen.
Bevor Sie inhaltlich Beanstandungen der Abrechnung durch Ihren Mieter überprüfen, kontrollieren Sie daher unbedingt, ob er seine Beanstandungen unter Einhaltung der 12-Monats-Frist gemacht hat. Wenn nicht, können Sie sich die Auseinandersetzung mit den inhaltlichen Vorwürfen sparen.
Checkliste: Mietminderung und Betriebskosten abrechnung – haben Sie an alles gedacht?
Hat Ihr Mieter die Miete gemindert, kommt also zu der Vielzahl der Dinge, die Sie bei der Erstellung der Abrechnung zu beachten haben, noch ein weiterer Punkt hinzu. Um hier auf Nummer sicher zu gehen, behalten Sie die folgenden Punkte im Auge:
